Uporządkuj AML w biurze nieruchomości
Weryfikuj klientów, sprawdzaj PEP i listy sankcyjne, ustalaj beneficjenta rzeczywistego oraz dokumentuj ocenę ryzyka klienta i własnej działalności w jednym miejscu.
Proces AML w jednym miejscu
Każdy etap może prowadzić do zapisania dokumentacji w historii klienta lub transakcji.
Ustawa AML zalicza pośredników w obrocie nieruchomościami do instytucji obowiązanych, z wyjątkiem czynności pośrednictwa zmierzających do zawarcia umowy najmu lub dzierżawy, w której miesięczny czynsz jest niższy niż równowartość 10 000 euro. Zakres obowiązków należy zawsze oceniać dla konkretnej działalności.
Nie tylko procedura. Cały proces weryfikacji klienta.
Sam dokument AML nie rozwiązuje problemu codziennej pracy. Kluczowe jest wykonywanie i dokumentowanie czynności przy konkretnych klientach i transakcjach.
Identyfikacja klienta
Dane klienta, reprezentacji oraz informacje potrzebne do rozpoczęcia procesu weryfikacji.
PEP i sankcje
Screening w źródłach objętych wybranym wariantem oraz obsługa potencjalnych dopasowań.
Ocena ryzyka
Uporządkowane czynniki dotyczące klienta, geografii, transakcji i sposobu nawiązania relacji.
Dokumentacja
Raporty PDF, historia wykonanych czynności i data przeprowadzenia sprawdzenia.
Trzy poziomy oceny ryzyka dla biura nieruchomości
Rozdzielamy ocenę własnej działalności od oceny konkretnego klienta i okoliczności transakcji, aby dokumentacja była czytelna.
Ocena ryzyka instytucji
Ocena ryzyka odnoszącego się do charakteru i zakresu działalności biura.
- rodzaje obsługiwanych klientów,
- obszary geograficzne,
- rodzaje usług i transakcji,
- kanały obsługi klienta,
- typowe wartości transakcji.
Ocena ryzyka klienta
Dokumentacja ryzyka związanego z konkretnym klientem lub stosunkiem gospodarczym.
- rodzaj i struktura klienta,
- kraj i powiązania geograficzne,
- PEP i sankcje,
- beneficjent rzeczywisty,
- cel i charakter relacji.
Ocena okoliczności transakcji
Dodatkowe czynniki związane z konkretną transakcją mogą zostać zapisane razem z oceną klienta.
- rodzaj nieruchomości,
- wartość transakcji,
- sposób finansowania,
- pełnomocnicy i strony transakcji,
- nietypowe okoliczności.
Jak może wyglądać obsługa klienta AML w systemie?
Każdy etap może korzystać z danych już zebranych wcześniej, dzięki czemu nie trzeba wielokrotnie wpisywać tych samych informacji.
Dodaj klienta
Osoba fizyczna, firma lub inny podmiot.
Zweryfikuj dane
KYC, rejestry i beneficjent rzeczywisty.
Sprawdź PEP
PEP, sankcje i inne źródła objęte usługą.
Oceń ryzyko
Zapisz czynniki i wynik oceny.
Pobierz raport
Dokument PDF do akt klienta lub transakcji.
Wynik powinien pokazywać nie tylko poziom ryzyka, ale również przyczyny
Zamiast nieprzejrzystego wyniku typu „78/100” system może wskazywać poziom ryzyka wraz z czynnikami, które zostały uwzględnione.
Dzięki temu użytkownik widzi, dlaczego określone okoliczności zwiększyły albo obniżyły poziom rozpoznanego ryzyka.
- każdy czynnik zapisany w historii,
- data wykonania oceny,
- osoba wykonująca ocenę,
- możliwość aktualizacji przy zmianie danych,
- raport końcowy do dokumentacji.
Przykład wyniku
Poniższy układ pokazuje sposób prezentacji czynników, a nie automatyczny werdykt o kliencie.
Dokumenty, które mogą powstawać w systemie
Zamiast dokumentacji rozproszonej pomiędzy plikami, pocztą i segregatorami możesz przechowywać kolejne etapy procesu w jednym miejscu.
Ocena ryzyka instytucji
Dokument odnoszący się do działalności biura.
Karta klienta AML/KYC
Podstawowe dane i historia procesu weryfikacji.
Ocena ryzyka klienta
Czynniki uwzględnione w ocenie konkretnego klienta.
Raport PEP / sankcje
Zakres źródeł oraz wynik wykonanej kontroli.
Beneficjent rzeczywisty
Informacje i czynności związane z ustaleniem beneficjenta.
Raport końcowy PDF
Zestawienie wykonanych czynności z datą i numerem dokumentu.
Ocena ryzyka nie jest dokumentem „na zawsze”
System może przechowywać kolejne wersje dokumentu, daty aktualizacji oraz powód ponownej oceny.
Pamiętaj o aktualizacji oceny ryzyka instytucji
Ocena ryzyka odnoszącego się do działalności instytucji powinna być aktualizowana, gdy zmieniają się istotne czynniki ryzyka, a ustawa określa również maksymalny odstęp pomiędzy aktualizacjami.
Moduł może przypominać o terminie przeglądu oraz pozwalać utworzyć nową wersję na podstawie wcześniejszego dokumentu.
Ocena ryzyka instytucjiOd dokumentacji do kompletnego środowiska AML
Docelowo moduł możemy sprzedawać w kilku wariantach, zależnie od liczby klientów i potrzeb biura.
Dokumentacja AML
Dla mniejszego biura, które chce uporządkować podstawy.
- ocena ryzyka instytucji,
- wzory dokumentów,
- historia aktualizacji,
- podstawowe raporty PDF.
Klient + ryzyko
Weryfikacja klientów połączona z oceną ryzyka.
- wszystko ze START,
- KYC i dane firmy,
- PEP i sankcje,
- CRBR / beneficjent,
- ocena ryzyka klienta.
Monitoring AML
Dla biur prowadzących większą liczbę klientów.
- wszystko z PLUS,
- monitoring zmian,
- konta pracowników,
- historia operacji,
- automatyczne przypomnienia.
AML w biurze nieruchomości – najczęstsze pytania
Czy każde biuro nieruchomości podlega obowiązkom AML?
Czym różni się ocena ryzyka biura od oceny ryzyka klienta?
Czy system może automatycznie zdecydować, że klient jest wysokiego ryzyka?
Czy sprawdzanie CRBR wystarcza do ustalenia beneficjenta rzeczywistego?
Jak często aktualizować ocenę ryzyka instytucji?
Czy z oceny klienta będzie można pobrać PDF?
Zbuduj kompletną dokumentację AML dla biura nieruchomości
Sprawdzenie klienta, PEP, sankcje, beneficjent rzeczywisty, ocena ryzyka i raport w jednym uporządkowanym procesie.