AML w biurze rachunkowym w jednym uporządkowanym procesie
Weryfikuj nowych klientów, ustalaj beneficjentów rzeczywistych, sprawdzaj PEP i sankcje, oceniaj ryzyko oraz zachowuj historię wykonanych czynności i raportów w jednym miejscu.
Proces AML dla biura rachunkowego
Jedna karta klienta może łączyć identyfikację, screening, ocenę ryzyka i dokumentację.
Ustawa AML wskazuje jako instytucje obowiązane m.in. podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obejmuje też określoną kategorię przedsiębiorców, których podstawową działalnością jest m.in. sporządzanie deklaracji, prowadzenie ksiąg podatkowych albo udzielanie porad i wyjaśnień podatkowych lub celnych.
AML to więcej niż jednorazowe sprawdzenie klienta
Proces powinien obejmować identyfikację, ocenę ryzyka, odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego oraz dokumentowanie działań.
Identyfikacja klienta
Dane osoby lub firmy, reprezentacja oraz dokumenty potrzebne do weryfikacji tożsamości.
Beneficjent rzeczywisty
Ustalenie osoby sprawującej kontrolę oraz porównanie danych z CRBR i strukturą klienta.
PEP i sankcje
Screening klienta i beneficjentów z bezpieczną obsługą potencjalnych dopasowań.
Ocena ryzyka
Rozpoznanie czynników ryzyka klienta oraz udokumentowanie przyjętego poziomu i uzasadnienia.
Od nowego klienta do kompletnej dokumentacji AML
System może prowadzić pracownika biura przez kolejne etapy, zamiast wymagać pracy w kilku osobnych plikach i rejestrach.
Dodaj klienta
Wpisz NIP, KRS albo dane osoby fizycznej.
Zweryfikuj dane
Sprawdź dane rejestrowe i tożsamość klienta.
Ustal UBO
CRBR, struktura własności i kontrola klienta.
PEP i sankcje
Screening klienta i beneficjentów rzeczywistych.
Oceń ryzyko
Zapisz czynniki, uzasadnienie i raport w historii.
Każdy klient może mieć inny profil ryzyka
Biuro rachunkowe może obsługiwać jednoosobową działalność lokalnego przedsiębiorcy, spółkę z wielopoziomową strukturą właścicielską albo podmiot z powiązaniami zagranicznymi. Dlatego ocena klienta nie powinna być identyczna dla wszystkich.
- rodzaj klienta i działalności,
- struktura własności i beneficjent,
- kraj oraz powiązania zagraniczne,
- sposób nawiązania relacji,
- cel i charakter współpracy,
- PEP, sankcje i inne istotne czynniki.
Przykład wyniku
Zamiast „magicznego wyniku 78/100” system pokazuje, co faktycznie wpłynęło na ocenę.
Co może robić Procedury-AML.pl dla biura rachunkowego?
Nie zastępuje procedury ani pracownika odpowiedzialnego za AML, ale może znacząco uporządkować powtarzalne czynności.
Ogólna ocena ryzyka biura
Osobno trzeba spojrzeć na ryzyko całego biura
Ocena pojedynczego klienta nie zastępuje ogólnej oceny ryzyka instytucji. Biuro powinno przeanalizować własny profil działalności: jakich klientów obsługuje, jakie usługi świadczy, w jakich kanałach i z jakimi krajami lub rodzajami transakcji ma do czynienia.
Dlatego na platformie rozdzielamy dwa moduły: ocenę konkretnego klienta i ocenę ryzyka działalności jako całości.
Ocena ryzyka instytucjiCo warto mieć uporządkowane dla każdego klienta i dla całego biura?
Platforma może przechowywać dokumenty i historię działań w jednym miejscu, ale zakres dokumentacji powinien odpowiadać obowiązkom konkretnej instytucji.
Profil klientów, geografia, usługi, transakcje i kanały obsługi.
Zasady stosowane przez biuro w zakresie realizacji obowiązków AML/CFT.
Dane identyfikacyjne, weryfikacja i informacje o stosunku gospodarczym.
Ustalenia dotyczące UBO, CRBR, struktury oraz ewentualnych rozbieżności.
Zakres screeningu, źródła, wynik i analiza potencjalnych dopasowań.
Czynniki, uzasadnienie, wynik oraz kolejne aktualizacje.
Daty sprawdzeń, numery raportów i kolejne wersje dokumentacji.
Informacje o szkoleniach osób wykonujących obowiązki AML w instytucji.
Zdarzenia, ponowne sprawdzenia i decyzje podjęte po wykryciu zmian.
Przy dłuższej współpracy przydaje się monitoring
Biuro rachunkowe często współpracuje z klientem przez wiele lat. W tym czasie może zmienić się reprezentacja, struktura właścicielska, beneficjent rzeczywisty lub inne informacje istotne dla profilu klienta.
- historia kolejnych sprawdzeń,
- alerty o istotnych zmianach,
- ponowny screening w objętym zakresie,
- możliwość aktualizacji oceny ryzyka,
- zapis decyzji pracownika.
Historia relacji
Plan BUSINESS pasuje do regularnej obsługi klientów biura rachunkowego
Dla biura rachunkowego szczególnie ważne są raporty, ocena ryzyka, historia oraz monitoring wielu klientów. Dlatego jako punkt wyjścia przewidujemy plan BUSINESS, z możliwością przejścia na PRO przy większym portfelu.
• monitoring 20 podmiotów
• ocena ryzyka klienta
• ocena ryzyka transakcji
• historia zmian
• konta zespołu
Oficjalne źródła dla biur rachunkowych
Przy tworzeniu procedur i procesu warto opierać się na aktualnej ustawie AML oraz komunikatach Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
Najczęstsze pytania o AML w biurze rachunkowym
Czy biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną AML?
Czy samo sprawdzenie klienta w PEP i sankcjach wystarczy?
Czy biuro powinno mieć własną ocenę ryzyka AML?
Czy pracownicy biura muszą być szkoleni z AML?
Czy klienta trzeba sprawdzać tylko przy rozpoczęciu współpracy?
Czy Procedury-AML.pl zastąpi procedurę wewnętrzną biura?
Uporządkuj AML dla klientów biura rachunkowego
KYC, beneficjent rzeczywisty, PEP, sankcje, ocena ryzyka, raporty i monitoring w jednym procesie.